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Als Nachfolgerin übernimmst Du nicht nur die Unternehmensleitung sondern auch die Verantwortung für die Mitarbeiter. Nicht immer sind alle Mitarbeiter mit der neuen Chefin oder dem neuen Kurs des Unternehmens einverstanden. Auch wenn Du vielleicht nicht wirklich viel veränderst, allein mit Deiner Person und Deiner Art, Dinge anders zu machen als Dein Vorgänger bringst Du neuen Schwung hinein, an den sich manche gewöhnen und andere nicht.

 

Vielleicht stehst Du aber auch vor großem Wachstum und benötigst unbedingt zusätzliche Unterstützung.

 

Spätestens dann geht es um die Fragestellung: Wie komme ich an die richtigen Mitarbeiter?

 

Denn Du willst ja nicht irgendjemanden und auch keine Notlösung. Davon gehe ich jetzt zumindest mal aus. Du willst die Mitarbeiter, die Dir Deine Aufgaben super erledigen und Dich somit von Deinen Problemen befreien. Zudem sollten sie auch noch gut zu Dir und Deinem Unternehmen passt. Cultural Fit sozusagen.

 

Der normale Prozess: es werden der Titel und die wichtigsten Kontaktdaten in einen kurzen Text verfasst, wenn es gut läuft ein paar Aufgaben und Qualifikationen als Anforderung mit eingebaut. Dann wird das Netzwerk befragt, wenn nötig eine kleine Anzeige verfasst und wenn alles gut läuft kommen sogar ein paar Bewerbungen. Diejenigen, die fachlich am besten passen, werden dann zum Gespräch eingeladen. Sind die fachlichen Anforderungen erfüllt, kommt es auf die Dringlichkeit der Besetzung an, ob man sich gleich für die erst besten Kandidaten entscheidet oder doch noch warten kann. Manchmal hat man aber auch gleich Glück und der/die Richtige ist bereits dabei.

 

Wie oft musstest Du Dich von Deinen Mitarbeitern in den ersten 6 Monaten wieder verabschieden, weil es doch nicht gepasst hat?

 

Eins habe ich in den letzten weit über 10 Jahren meiner Personalererfahrung gelernt. Beim Personal: KEINE KOMPROMISSE. Sobald nur eine Kleinigkeit dagegenspricht oder es sich in der Magengegend komisch anfühlt, lass die Finger davon.

 

Entweder es passt oder es passt eben nicht und dann ist es sinnvoller – egal wie dringend die Stelle besetzt werden muss – noch länger zu suchen, anstatt die falsche Entscheidung zu treffen. Die Konsequenzen daraus:  Du verbrennst Geld und zwar bis zu einem vollen Jahresgehalt. Du hast immer wieder die Mehrbelastung der Einarbeitung. Die Teamruhe wird extrem gestört, weil jeder Wechsel die Teamstrukturen verändert. Mehrbelastung für Dein Team und damit meine ich nicht nur die Mehrarbeit bei der Einarbeitung und Nacharbeit, wenn die Arbeit der neuen Arbeitskraft eben nicht 100% erledigt wird, sondern auch die psychische Belastung. Und das sind nur die größten Auswirkungen einer Fehlbesetzung.

Was brauchst Du, um die für Dich richtigen Mitarbeiter zu finden:

  • Gute Vorbereitung und Start der Suche
  • Sichtung der Bewerbungsunterlagen
  • Gestaltung des Auswahlprozesses
  • Vereinte Entscheidung
  • Gutes Onboarding mit einem strukturierten Einarbeitungsplan

 

Das hört sich jetzt erst einmal nach viel an. Aber bei den meisten Schritten kannst Du Dir von Anfang an einen Standard überlegen, den Du für die einzelnen Besetzungen adaptieren kannst. Also einmal mehr Arbeit auf die Du bei künftigen Besetzungen zurückgreifen kannst. Damit schaffst Du Dir nicht nur gut strukturierte Prozesse sondern sicherst Dir mit einer einheitlichen Vorgehensweise auch einen Qualitätsstandard.

Aber schauen wir uns die einzelnen Schritte noch genauer an.

 

1. Gute Vorbereitung und Start der Suche:

Wie bei allen neuen Vorhaben, ist die richtige Vorbereitung die halbe Miete. Damit meine ich nicht das Zusammenschreiben der Aufgaben und Qualifikationen. Gedanklich solltest Du schon viel früher anfangen und Dir im ersten Schritt überlegen: Wen brauche ich eigentlich? Muss es ein Festangestellter sein oder eignen sich auch andere Formen der Zusammenarbeit? Vollzeit oder Teilzeit? Wo soll die Person arbeiten (Im Office? Homeoffice?)? Welche künftige Ausrichtung planst Du mit Deinem Business und welche Persönlichkeit hilft Dir dabei am besten weiter?

 

Du siehst, als erstes ist Deine KLARHEIT der zu besetzenden Stelle sehr wichtig. Startest Du gleich mit der Profilerstellung, hilft Dir die Stellenbesetzung vielleicht kurzfristig weiter, aber nicht unbedingt langfristig. Bei all den aktuellen Veränderungen und Unsicherheiten in den Märkten gewinnt dieser erste Schritt immer mehr an Bedeutung.

 

Für mehr Klarheit hilft Dir auch diese Checkliste „Welchen Mitarbeiter brauche ich wirklich?“

 

Anforderungsprofil erstellen

Die Antworten und Informationen aus diesen ersten Gedanken fasst Du nun in ein Anforderungsprofil zusammen, das Dir als Grundlage für die Stellenbesetzung dient. Die wichtigsten Komponenten dabei sind: Aufgaben, Qualifikationen, Soft Skills und persönliche Eigenschaften. Gefolgt von der Stellenbezeichnung, wem die Person berichten soll, Teamzugehörigkeit und organisatorische Einbettung, Gehaltsrange, Vertragsart, Arbeitsstunden, Vertretungsregelung, etc.

 

Netzwerk befragen und Anzeigenschaltung

Bevor oder während Du auf Dein Netzwerk zugehst, formulierst Du aus dem Anforderungsprofil Deine Stellenausschreibung. Umso mehr Informationen Du den Kandidaten dabei zur Verfügung stellst, umso interessanter wirst Du für mögliche BewerberInnen. Idealerweise sind folgende Komponenten Vertreten: Kurzer Unternehmenstext, Stellentitel, Zeitpunkt der Stellenbesetzung, Aufgaben, Qualifikationsanforderungen, die Kontaktdaten für den Bewerbungseingang.

 

Schicke die Ausschreibung an geeignete Interessenten und stelle die Informationen auch gerne auf Deine Website, wenn möglich. Nutze auch die sozialen Medien für Deine Stellensuche ohne gleich zu Beginn groß Geld zu investieren. Willst Du zusätzlich eine Anzeige schalten, suche Dir die passenden Medien heraus und informiere Dich über die Anzeigenpreise. Die meisten Anbieter stellen dazu ihre Mediadaten im Internet bereit.

2. Sichtung der Bewerbungsunterlagen

Die erste Hürde ist geschafft und Interessenten haben sich bei Dir gemeldet und ihre Unterlagen geschickt. Achte bei der Sichtung der Unterlagen dann nicht nur auf die fachlichen Skills sondern versuche auch die ersten Anhaltspunkte der Persönlichkeit des/der Kandidaten/Kandidatin zu finden und gleiche sie mit Deinem Anforderungsprofil ab. Unterteile die Bewerbungen dabei in A-, B- und C-Kandidaten. Die A-Kandidaten sind die Topkandidaten, die auf jeden Fall in den nächsten Auswahlschritt kommen. Je nachdem, wie viele A-Kandidaten Du hast, greifst Du auch auf B-Kandidaten zurück. Beschränke Dich im ersten Schritt auf max. 5 Kandidaten, die Du Dir im persönlichen Gespräch ansiehst.

 

3. Strukturierten Auswahlprozesses

Um die Vergleichbarkeit zwischen den Kandidaten zu schaffen, hilft Dir ein strukturierter Auswahlprozess.

 

Dazu nimmst Du Dir wieder Dein zu Beginn erstelltes Profil und überlegst Dir die Kriterien, die für die Besetzung der Stelle relevant sind. Basierend auf den Auswahlkriterien erstellst Du Dir einen kleinen Fragenkatalog, der Dir die Möglichkeit gibt, genau die gewünschten Punkte in den Gesprächen abzuklären.

 

Als Auswahlinstrumente hast Du mehrere Möglichkeiten:

  • Telefoninterview
  • Skypeinterview oder ein anderes Videokonferenztool, wie z.B. zoom
  • persönliches Gespräch
  • kleine Aufgaben oder Herausforderungen aus dem typischen Alltag, die die Kandidaten lösen sollen
  • Assessment Center
  • Probearbeitstag

 

Für einzeln zu besetzende Stellen empfehle ich einen dreistufigen Auswahlprozess:

  • Telefoninterview
  • persönliches Gespräch mit einer kleinen Aufgabenstellung
  • Probearbeitstag

 

Starte mit einem Telefoninterview. Damit trennt sich bereits die Spreu vom Weizen und Du verschaffst Dir damit mehr Zeit für die wirklich interessanten Kandidaten, die Du im Anschluss zu einem persönlichen Gespräch einlädst. Nimm Dir dafür dann auch wirklich Zeit und frage nicht nur nach den fachlichen Skills sondern auch nach den persönlichen Eigenschaften und Soft Skills. Der meines Erachtens wichtigste Aspekt zusätzlich ist die Klärung der Motivation der Kandidaten sowohl für die Stelle als auch für Dein Unternehmen.

 

Idealerweise überlegst Du Dir auch ein typisches Alltagsproblem, dass die Kandidaten in Kürze auch lösen können bzw. Dir zeigen können, wie sie an die Aufgabenstellung herangehen würden.

 

Nach dem Gespräch bewertest Du die vorher bestimmten Auswahlkriterien anhand Deines Bewertungsbogens.

 

Probearbeitstag

Lass auch gerne Dein Team mitbestimmen und lade die geeignetsten Kandidaten aus den Auswahlgesprächen zum Probearbeiten ein. So kannst Du die BewerberIn einerseits fachlich in Aktion erleben, als auch in Zusammenarbeit mit Deinem Team. Hol Dir nach dem Arbeitstag auch die Meinungen aus Deinem bestehenden Team ein und …

 

4. Vereinte Entscheidung

… trefft zusammen die Entscheidung. Aber was meine ich mit der vereinten Entscheidung. Für die RICHTIGE Entscheidung muss alles stimmen: die Ergebnisse der Bewertung aus dem Gespräch (Hard facts) aber auch Dein Bauch darf bei der Entscheidung nicht fehlen. Sobald Du ein Grummeln spürst, auch wenn Du es vielleicht nicht greifen kannst, dann lass die Finger von der Person. Achte im Endergebnis auch darauf, dass Dir die Person bei Deinen künftigen Plänen auch wirklich weiterhelfen kann und nicht nur die aktuellen Probleme löst.

 

5. Gutes Onboarding mit einer strukturierte Einarbeitung

Mit der Zusage und der Unterschrift auf dem Vertrag ist es noch nicht geschafft. Eine wichtige Arbeit kommt noch, die Dir und dem Neuzuwachs das Leben erleichtert: Die Erstellung eines Onboardingprozess und damit verbunden ein strukturierter Einarbeitungsplan. Denn es ist nicht nur wichtig, dass am ersten Arbeitstag für den/die Neue/n alles bereit steht sondern auch, dass die Person einen klaren Ansprechpartner hat.

 

Die Struktur zum Onboardingprozess erstellst Du Dir einmal und kannst ihn für alle weiteren Neueinstellungen wunderbar nutzen.

 

Vielleicht gibt es auch schon ein kleines Starterhandbuch, in dem alle wichtigen Informationen und erste Prozessbeschreibungen zusammengefasst sind: Wo findet man die notwendigen Informationen? Wie ist die Dateienstruktur aufgebaut? Gibt es gemeinsame Pausen? Wer sind die wichtigsten Ansprechpartner? usw.

 

Überlege Dir dazu alle Fragen, die Du am ersten Tag und in der Einarbeitungsphase hättest und beantworte sie für Deine Neuankömmlinge bereits im Vorfeld. Einmal  – für alle gleich.

 

Nimm Dir selbst am ersten Tag auch wirklich Zeit für Deine/n neue/n MitarbeiterIn. Ein Einarbeitungsplan hilft  in den ersten Tagen und Wochen Klarheit und Sicherheit zu geben und somit weiß der/die Neue, was wichtig ist und womit er/sie sich beschäftigen soll.

 

Da waren die fünf Schritte in Kürze.

 

Wie ist der Einstellungsprozess bei Dir bisher geregelt? Erzähl es uns gerne in den Kommentaren und lass uns an Deinen Erfahrungen teilhaben. Ich freue mich darauf.

 

Liebe Grüße

Nadja